Voorwaarden VWN Tripfonds

Het VWN Tripfonds, ooit opgericht door de stichting Wetenschapsjournalistiek en Voorlichting (SWJV) en de Vereniging voor Wetenschapsjournalisten voor (mede-) financiering van wetenschapsjournalistieke projecten, wordt sinds 2015 beheerd door de VWN. Het fonds zal zich niet alleen richten op journalistieke producties maar ook op het ondersteunen van bezoek van internationale symposia en evenementen gelieerd aan wetenschapsjournalistiek en -communicatie. Aanvragen voor een bijdrage uit het fonds kunnen worden ingediend door leden van de VWN.

Het VWN Tripfonds, voorheen Boy Tripfonds, is vernoemd naar minister F.H.P. Trip, de eerste minister met alleen wetenschapsbeleid in zijn portefeuille.

1. Het VWN-bestuur wijst drie leden aan die het fonds beheren en de aanvragen toetsen: de VWN-Trip-commissie. Deze VWN-Trip-leden mogen ook suggesties doen voor symposia en evenementen waarvoor ze een standaardbijdrage willen geven. Leden van het VWN-bestuur zijn uitgesloten van deze functie. Alle andere VWN-leden, die langer dan een jaar lid zijn, kunnen zich aanmelden voor deze functie.
2. Het bestuur zal een oproep plaatsen voor vacatures in de VWN-Trip-commissie met minimaal een maand aanmeldtijd, maar kan daarnaast ook actief zelf leden voor deze commissie benaderen. Fondsbeheerders worden maximaal voor drie jaar aangesteld.
3. De VWN-Trip-commissie opent twee maal per jaar inschrijving voor nieuwe projecten door een mailing aan de leden en bekendmaking op de VWN-Trip-site en de VWN-site. De inschrijftermijn is vanaf dat moment minimaal twee maanden. De VWN-Trip-commissie besluit binnen maximaal één maand daarna wie voor subsidie in aanmerking komt.
4. Deelnemers kunnen maar één keer per jaar een uitkering uit het fonds krijgen.
5. De VWN-Trip-commissie geeft na elke ronde schriftelijk een overzicht aan het bestuur van de VWN van aanvragen en toezeggingen en de motivatie daarbij. De commissie kan daarnaast voorstellen indienen bij het bestuur om het fonds in te zetten met een standaardvergoeding voor specifieke evenementen.
6. Aanvragen bij het VWN-Tripfonds moeten per e-mail worden ingediend en worden schriftelijk afgehandeld. Vooroverleg (per telefoon of per mail) is mogelijk zonder dat het Fonds zich op enigerlei wijze vastlegt.
7. Alleen natuurlijke personen komen in aanmerking voor subsidieverlening. Zij moeten beschikken over journalistieke of andere schrijfervaring.
8. Er kan geld worden aangevraagd
   1. ter ondersteuning van journalistieke (onderzoeks)projecten over onderwerpen met wetenschappelijke of technologische inslag. Het project moet dan inhoudelijk of qua invalshoek en benadering uitstijgen boven de reguliere journalistiek en interessant zijn voor een breed publiek.
   2. bezoek van conferenties, symposia, congressen en evenementen over wetenschapsjournalistiek of bijeenkomsten nodig voor wetenschappelijk journalistiek werk.
9. Het plan en de werkwijze moeten helder, doordacht en concreet zijn opgeschreven. Er moet duidelijk in staan waarom het fondsgeld nodig is.
10. Het fonds levert een bijdrage aan de kosten voor reizen, overnachtingen of toegangskosten, tot 100 procent van het totale bedrag maar nooit meer dan zevenhonderdvijftig euro (€750) per aanvraag. De aanvrager moet in de aanvraag vermelden waarvoor het geld gebruikt gaat worden (een begroting overleggen). De ontvanger overlegt achteraf een afrekening van de gemaakte kosten, voor zover mogelijk met bonnetjes.
11. Het fonds mag aangewend worden om daarnaast extra andere financieringsbronnen aan te boren, maar dient ter dekking van directe kosten als hierboven beschreven.
12. De aanvrager zal naar aanleiding van het project ofwel een publicatie maken ofwel via een verslag, blog of anderszins zijn/ haar ervaringen en interessante observaties delen. Deze zullen minimaal op de VWN-site geplaatst worden. De aanvrager geeft in de aanvraag aan hoe hij/ zij aan deze verplichting zal voldoen.
13. In geval van afwijzing ontvangt de aanvrager een korte motivering van de beslissing van het fondsbeheer. Indien de aanvrager zich niet in deze motivering kan vinden, dan kan een verzoek tot heroverweging van het besluit worden ingediend, al dan niet voorzien van een aangepaste aanvraag die tegemoetkomt aan de bezwaren.
14. Beheerders en bestuur van de VWN verplichten zich tot geheimhouding over de aard en de details van de aanvragen.
15. Het staat de beheerders van het Fonds vrij om zich, bij de besluitvorming, over de aanvraag te laten voorlichten door derden (ook uit het bestuur van de VWN), mits de subsidieaanvrager daarin is gekend. Het Fonds zal deze derden uitdrukkelijk wijzen op de door hen in acht te nemen geheimhoudingsplicht.
16. Bij elke publicatie of verslag, in welke vorm en via welke media dan ook, moet als volgt melding worden gemaakt van de door het Fonds verleende ondersteuning: ‘Deze publicatie is tot stand gekomen met steun van het VWN Tripfonds onder beheer van de Vereniging voor Wetenschapsjournalistiek en -communicatie Nederland.’ Er dient te verwezen te worden naar de webpagina van het VWN-Trip-fonds.
17. De aanvrager is verplicht om over de voortgang van zijn of haar project te rapporteren. Eventuele veranderingen ten aanzien van de inhoud en de publicatievorm of de reis dienen te worden voorgelegd aan het fonds. Projecten dienen uiterlijk twee jaar na de aanvraag afgerond te worden.
18. Er kan alleen subsidie worden aangevraagd voor nog te verrichten werkzaamheden/nog te maken onkosten, gerekend vanaf de deadline van de betreffende subsidieronde.
19. Het Fonds kan ertoe besluiten de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te vorderen dan wel de resterende subsidie niet uit te betalen, indien:
    1. het project niet, of niet geheel, wordt uitgevoerd binnen de afgesproken termijn;
    2. het project niet overeenkomstig de door het Fonds gehonoreerde aanvraag is uitgevoerd;
    3. de aanvrager in strijd handelt met de in de leidraad vastgelegde voorwaarden;
    4. een voor de beoordeling van de aanvraag relevante omstandigheid niet of onjuist is vermeld;
    5. de door het Fonds verleende steun niet in de publicatie(s) is vermeld.
20. Het Fonds kan, op grond van een met redenen omkleed verzoek van degene aan wie subsidie is verleend, besluiten van terugvordering af te zien.
21. De juridische kosten die mogelijk gepaard gaan met terugvordering komen voor rekening van de gesubsidieerde partij.
22. Indien nodig kunnen aangepaste voorwaarden worden vastgesteld.
23. Deze voorwaarden zullen van tijd tot tijd worden aangepast. Wijzigingen hebben geen invloed op reeds toegekende subsidies.